Databeskyttelsespolitik

Databeskyttelsespolitik for Vedbæk Kirke     Dato 10.07.2019

Formål

Formålet med beskyttelsespolitikken er at informere forældre og ansatte om behandlingen af personoplysninger i institutionen for at synliggøre hvilke aktiviteter som indgår i det daglige pædagogiske arbejde samt hvilke tiltag der gøres for at højne sikkerheden bedst muligt i behandlingen af personoplysninger.

Hvem behandles

Som udgangspunkt behandles følgende kategorier:

• Medarbejdere
• Menighedsrådet
• Borgere

Hvad behandles

Vi har udformet en liste af behandlingsaktiviteter som sikrer at behandlingen sker i overensstemmelse med vores politik og har relevans. Typiske behandlingsscenarier er følgende:

Medarbejdere:

Ansættelsesforhold

Løn

Ferie

Fravær 

Personalesager

Menighedsrådet:

Oplysninger til validering af personen

Materiale til kirkens hjemmeside.

Borgere:

Oplysninger i forbindelse med dåb, konfirmation, bryllup, begravelse samt sociale arrangementer.

Hvorfor behandles?

Der behandles data i forbindelse med kirkelige handlinger. Uden behandling af personoplysninger kan vi ikke udføre vores arbejde korrekt og fyldestgørende. Vi beder ikke om oplysninger vi ikke mener at have brug for.

Hvem behandler:

Det er vores faglige personale som internt i kirken behandler personoplysninger. Det er kordegne samt præster.

Opbevaring

Vi opbevarer personoplysninger på lokale computere og kirkeministeriets servere samt Onedrive. Alt er lagret krypteret.

Data i fysisk form opbevares på bag dobbeltlås

Derudover er der informationer hos:

• Churchdesk som leverer hjemmeside
• CPR-registret
• Kirkeministeriet

Sletning

Vi har iværksat procedurer for sletning af data som ikke mere er relevant via vores handlingsplan som løbende revideres. Som borger har du ret til sletning såfremt det ikke er i strid med vores retslige forpligtelser (oplysninger vi er pålagt at have for at kunne udføre vores opgaver og som vi har pligt til at gemme jvf Arkivloven)

Ret til indsigt

Du har ret til indsigt i hvilke oplysninger vi har registreret om dig og ret til at få dem udleveret:

• Ret til indsigt (databeskyttelsesforordningens artikel 15)
• Ret til berigtigelse (databeskyttelsesforordningens artikel 16)
• Ret til sletning (retten til at blive glemt) (databeskyttelsesforordningens artikel 17)
• Ret til begrænsning af behandling (databeskyttelsesforordningens artikel 18)
• Ret til dataportabilitet (databeskyttelsesforordningens artikel 20)
• Ret til Indsigelse (databeskyttelsesforordningens artikel 21)

Databehandlere

Vores personale er databehandlere i institutionen og de er instrueret i brugen af og håndteringen af personlige oplysninger, herunder sikkerhedsforanstaltninger for at minimere risikoen for brud på datasikkerheden.

Der er indgået databehandler aftaler med eksterne databehandlere (se under pkt ”Opbevaring”)

Datasikkerhed

• Computere er sikret med kodeord, kryptering og antivirus
• Kun personale som håndterer personlige oplysninger har adgang til dem – individuelle logins
• Servere er sikret med kryptering og antivirus
• Medarbejdere bliver instrueret i datasikkerhed og håndtering af personlige oplysninger
• Ved bortskaffelse af IT-udstyr sikres det at det ikke indeholder personoplysninger
• Fysiske personlige oplysninger opbevares i aflåst skab

Brud på datasikkerhed

Ved brud på datasikkerhed hvor der indgår personoplysninger og specielt hvis der indgår følsomme personoplysninger har vi en forpligtelse til at informere Datatilsynet indenfor 72 timer. Vi har også en pligt til at informere de berørte. Det vil vi selvfølgelig efterleve til fulde og informere de berørte uden unødig ophold.

Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Vedbæk Kirke     Dato 16.07.2025

I henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal vi give dig en række oplysninger, når vi

modtager personoplysninger om dig, som du selv har afgivet.

Nedenfor får du information om, hvordan vi håndterer de personoplysninger, som vi behandler, og på

hvilket grundlag dette sker. Du får også information om, hvilke særlige rettigheder du har som

registreret i forhold til behandlingen af dine personoplysninger.

1. Vedbæk Menighedsråd er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Vedbæk Menighedsråd er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har

modtaget om dig. Vores kontaktoplysninger er følgende:

Vedbæk Sogns Menighedsråd

Vedbæk Stationsvej 9

2950 Vedbæk

7126@sogn.dk

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiver for Kirkeministeriet og folkekirken

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på følgende måder:

Mail: databeskyttelsesraadgiver@km.dk

Telefon: 33 92 33 90

Brev: Kirkeministeriet, Frederiksholms Kanal 21, 1220 København K.

Att.: Databeskyttelsesrådgiveren.

3. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger som led i vores offentlige myndighedsudøvelse og for at udføre

den nødvendige sagsbehandling af henvendelsen. I den forbindelse vil din henvendelse f.eks. blive

journaliseret i henhold til offentlighedsloven, ligesom din henvendelse opbevares efter

arkivlovgivningen.

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1,

litra e.

Hvis du har sendt os følsomme oplysninger, behandles disse desuden i medfør af

databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d, f og g.

Har du sendt os oplysninger om strafbare forhold, er vores behandling baseret på

databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf.

databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

4. Modtagere eller kategorier af modtagere af dine personoplysninger

Vi kan – og har i nogle tilfælde pligt til at – videregive din henvendelse til andre offentlige

myndigheder eller andre parter med henblik på behandling af din henvendelse.

Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i den sag, som dine personoplysninger indgår i, skal vi

normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige.

5. Opbevaring af dine personoplysninger

Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post i overensstemmelse med

reglerne i offentlighedsloven.

Vi opbevarer dine oplysninger, indtil de skal arkiveres eller kasseres efter reglerne i arkivloven, eller i

øvrigt så længe de er nødvendige til det formål, de er indsamlet med henblik på.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af

oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere

oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige

generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine

personoplysninger.

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret

til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af

dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for

tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette

tidspunkt.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som

du finder på www.datatilsynet.dk.

7. Mulighed for at klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler

dine personoplysninger på.

Du kan finde kontaktoplysningerne på Datatilsynets egen hjemmeside: www.datatilsynet.dk.