Databeskyttelsespolitik

Databeskyttelsespolitik for Vedbæk Kirke     Dato 10.07.2019

Formål

Formålet med beskyttelsespolitikken er at informere forældre og ansatte om behandlingen af personoplysninger i institutionen for at synliggøre hvilke aktiviteter som indgår i det daglige pædagogiske arbejde samt hvilke tiltag der gøres for at højne sikkerheden bedst muligt i behandlingen af personoplysninger.

Hvem behandles

Som udgangspunkt behandles følgende kategorier:

• Medarbejdere
• Menighedsrådet
• Borgere

Hvad behandles

Vi har udformet en liste af behandlingsaktiviteter som sikrer at behandlingen sker i overensstemmelse med vores politik og har relevans. Typiske behandlingsscenarier er følgende:

Medarbejdere:

Ansættelsesforhold

Løn

Ferie

Fravær 

Personalesager

Menighedsrådet:

Oplysninger til validering af personen

Materiale til kirkens hjemmeside.

Borgere:

Oplysninger i forbindelse med dåb, konfirmation, bryllup, begravelse samt sociale arrangementer.

Hvorfor behandles

Der behandles data i forbindelse med kirkelige handlinger. Uden behandling af personoplysninger kan vi ikke udføre vores arbejde korrekt og fyldestgørende. Vi beder ikke om oplysninger vi ikke mener at have brug for.

Hvem behandler:

Det er vores faglige personale som internt i kirken behandler personoplysninger. Det er kordegne samt præster.

Opbevaring

Vi opbevarer personoplysninger på lokale computere og kirkeministeriets servere samt Onedrive. Alt er lagret krypteret.

Data i fysisk form opbevares på bag dobbeltlås

Derudover er der informationer hos:

• Churchdesk som leverer hjemmeside
• CPR-registret
• Kirkeministeriet

Sletning

Vi har iværksat procedurer for sletning af data som ikke mere er relevant via vores handlingsplan som løbende revideres. Som borger har du ret til sletning såfremt det ikke er i strid med vores retslige forpligtelser (oplysninger vi er pålagt at have for at kunne udføre vores opgaver og som vi har pligt til at gemme jvf Arkivloven)

Ret til indsigt

Du har ret til indsigt i hvilke oplysninger vi har registreret om dig og ret til at få dem udleveret:

• Ret til indsigt (databeskyttelsesforordningens artikel 15)
• Ret til berigtigelse (databeskyttelsesforordningens artikel 16)
• Ret til sletning (retten til at blive glemt) (databeskyttelsesforordningens artikel 17)
• Ret til begrænsning af behandling (databeskyttelsesforordningens artikel 18)
• Ret til dataportabilitet (databeskyttelsesforordningens artikel 20)
• Ret til Indsigelse (databeskyttelsesforordningens artikel 21)

Databehandlere

Vores personale er databehandlere i institutionen og de er instrueret i brugen af og håndteringen af personlige oplysninger, herunder sikkerhedsforanstaltninger for at minimere risikoen for brud på datasikkerheden.

Der er indgået databehandler aftaler med eksterne databehandlere (se under pkt ”Opbevaring”)

Datasikkerhed

• Computere er sikret med kodeord, kryptering og antivirus
• Kun personale som håndterer personlige oplysninger har adgang til dem – individuelle logins
• Servere er sikret med kryptering og antivirus
• Medarbejdere bliver instrueret i datasikkerhed og håndtering af personlige oplysninger
• Ved bortskaffelse af IT-udstyr sikres det at det ikke indeholder personoplysninger
• Fysiske personlige oplysninger opbevares i aflåst skab

Brud på datasikkerhed

Ved brud på datasikkerhed hvor der indgår personoplysninger og specielt hvis der indgår følsomme personoplysninger har vi en forpligtelse til at informere Datatilsynet indenfor 72 timer. Vi har også en pligt til at informere de berørte. Det vil vi selvfølgelig efterleve til fulde og informere de berørte uden unødig ophold.